Zásady ochrany osobních údajů

Provozovatelem je Julius Joska, IČO 24409979, se sídlem Rosovice 98, 262 11 Rosovice, podnikající fyzická osoba pod značkou ajtak.it (dále „my"). Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@truhlarpro.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, povinnost nám nevzniká.

U údajů, které do systému vkládá truhlářská dílna (údaje o jejích zaměstnancích a zákaznících), je správcem tato dílna a my vystupujeme jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR — údaje zpracováváme pouze podle pokynů dílny a na základě zpracovatelské smlouvy. Jste-li zákazníkem nebo zaměstnancem dílny, správcem vašich údajů je dílna. U údajů z tohoto webu (poptávky, dotazy), u přihlašovacích účtů, u předplatného a jeho placení a u zabezpečení systému jsme správcem my.

Pracujete-li v dílně, má vás dílna jako zaměstnavatel informovat, co o vás v docházce eviduje a proč (§ 316 zákoníku práce). Vzor té informace má připravený přímo v systému (Nastavení → Tým → Informace pro lidi).

• Přihlašovací údaje — e-mailová adresa, jméno a zabezpečeně uložené heslo. Slouží výhradně k přihlášení a určení oprávnění.
• Údaje o docházce a práci — časy příchodu a odchodu, odpracované hodiny, přiřazení k zakázkám, odvedené díly a to, ze kterého zařízení píchnutí přišlo (terminál, mobil, web). Vkládá je zaměstnanec nebo jeho vedoucí, slouží k evidenci práce a podkladům pro mzdy.
• Poloha při píchnutí — pokud dílna používá docházku, má nastavenou polohu dílny a vy píchnete příchod, odchod nebo přepnutí zakázky z mobilní aplikace nebo z webu, systém si vyžádá polohu telefonu či prohlížeče a uloží ji k tomuto jednomu okamžiku spolu s udanou přesností. Dílna podle ní pozná píchnutí mimo dílnu (vzdálenost se zaokrouhluje, mapa pohybu se nezobrazuje). Poloha se nezjišťuje průběžně ani na pozadí; odmítnete-li oprávnění, píchnutí se uloží bez ní. Dílna bez nastavené polohy dílny polohu nesbírá vůbec. Správcem těchto údajů je dílna jako zaměstnavatel, která vás má o kontrole docházky informovat (§ 316 zákoníku práce).
• Deník a hodnocení dne — zapne-li to dílna, po odchodu ze zakázky napíšete, co jste dělali, a můžete den ohodnotit 1–5; k zápisu lze přidat fotky. Je to podklad pro předání práce a vyúčtování zakázky; hodnocení dne vidí jen mistr. Správcem je dílna.
• Údaje o zakázkách — kontaktní údaje zákazníků dílny, popisy, poznámky a fotografie z výroby či montáže. Vkládá je dílna.
• Platby z banky — propojí-li dílna svůj bankovní účet nebo schránku s bankovními avízy, systém stahuje pohyby na účtu dílny (datum, částka, symboly, protistrana a zpráva pro příjemce), aby spároval platby s fakturami a hlídal splatnost. Údaje stahujeme od banky dílny na její pokyn.
• Fotografie — pořízené uživatelem v aplikaci k dokumentaci zakázky. Fotoaparát se spouští výhradně na akci uživatele; nic se nesnímá ani neodesílá na pozadí.
• Doklady k výdajům a čtení účtenek (AI) — fotografii nebo PDF účtenky uložíme k výdaji dílny. Je-li zapnuté rozpoznávání, odešle se doklad modelu umělé inteligence, který z něj přečte částky a dodavatele; údaje jsou označené jako předvyplněné umělou inteligencí a člověk je před uložením zkontroluje. Model běží u Google Cloud v EU (region Evropa) a je volaný přes službu OpenRouter (USA), s nastavením bez učení na vašich datech. Více v tabulce příjemců.
• Pomocník v modulu Návrh (AI) — popis návrhu a fotografie místnosti, které do pomocníka vložíte, se odesílají stejnému modelu; odpovídá umělá inteligence, ne člověk, a pomocník to říká. Nic neukládá sám — každou změnu návrhu potvrzujete. Uložené 3D návrhy a fotografie místností jsou obsahem dílny.
• AI recepční Zvonia — propojí-li dílna svůj telefon se Zvonií, dostáváme od ní jméno a telefon volajícího a text poptávky a předáváme jí oslovení zákazníka a stav jeho zakázek, aby volajícímu odpověděla. Hovory zpracovává Zvonia podle vlastních zásad na zvonia.cz.
• Pošta — má-li dílna schránky u nás a připojíte si svou, zpracováváme obsah vaší pošty, abychom ji zobrazili a odeslali, a šifrované heslo aplikace ke schránce. Do pošty nenahlížíme; odpojením schránky v Nastavení se heslo smaže.
• Přístupy k bance a avízům — token Fio nebo heslo ke schránce s avízy, které dílna zadá, ukládáme jen šifrované (AES-256-GCM, klíč mimo databázi); slouží výhradně ke stažení pohybů na účtu dílny.
• Fakturační a platební údaje dílny — název, IČO, adresa a e-mail dílny, objednané moduly, zúčtovací období, stav předplatného, platby a faktury. Číslo platební karty zadáváte přímo do platebního formuláře Stripe; my ho nevidíme ani neukládáme.
• Identifikátor zařízení pro notifikace — token služby Firebase Cloud Messaging (na Androidu i iPhonu), pokud povolíte oznámení. Slouží jen k doručení oznámení o přiřazené práci; při odhlášení jej mažeme.
• Provozní údaje — technické záznamy serveru (IP adresa, čas, typ požadavku) pro zajištění bezpečnosti a provozu.
• Hlášení chyb — spadne-li něco na serveru, zapíše se technické hlášení (adresa stránky, text chyby, identifikátor uživatele jako UUID) do našeho vlastního nástroje na našem serveru; e-maily, telefony, čísla účtů a tokeny z textu automaticky mažeme. Hlášení držíme 30 dní.
• Cookies v aplikaci — aplikace app.truhlarpro.cz ukládá jen přihlašovací cookies nezbytné pro provoz (relace Supabase). Žádné analytické ani marketingové cookies.
• Návštěvnost webu — souhrnné údaje o návštěvách truhlarpro.cz (navštívená stránka, odkud návštěva přišla, typ zařízení a prohlížeče). Měříme je vlastní instancí nástroje Umami na našem serveru, bez cookies a bez předání třetím stranám.

Mobilní aplikace se ptá na fotoaparát a galerii (fotky k zakázce a účtenky), na povolení oznámení a — jen pokud dílna používá docházku s nastavenou polohou dílny — na polohu v okamžiku píchnutí. Polohu nezjišťuje průběžně ani na pozadí. Kontakty ani reklamní identifikátory nesbírá.

• — Nepoužíváme reklamu ani reklamní identifikátory.
• — Neprodáváme a nepronajímáme údaje třetím stranám.
• — Polohu zařízení nesledujeme průběžně. Jedinou výjimkou je okamžik píchnutí v docházce (viz výše): tam se poloha zjistí jednorázově, pokud ji povolíte, a nikdy na pozadí.
• — Nepoužíváme na tomto webu analytické ani marketingové cookies.
• — Nevytváříme profily ani nerozhodujeme automatizovaně s právním dopadem.
• — Umělá inteligence u nás nerozhoduje: její výstupy (čtení účtenky, pomocník Návrhu, odpovědi recepční Zvonia) jsou vždy označené a potvrzuje je člověk.

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — poskytování systému dílně, předplatné a jeho placení, vyřízení vaší poptávky.
• Právní povinnost (písm. c) — evidence pracovní doby a účetní doklady na straně dílny; u nás vystavení a uchování dokladů o platbách předplatného.
• Oprávněný zájem (písm. f) — zabezpečení systému, prevence zneužití, provozní záznamy a souhrnné měření návštěvnosti webu. Naším zájmem je chránit systém a data všech dílen před zneužitím a útoky a vědět, které části webu lidé používají. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku.
• Souhlas (písm. a) — zasílání oznámení do telefonu. Kdykoli jej odvoláte v nastavení telefonu nebo odhlášením.

Přihlašovací údaje jsou nutné k užívání systému; bez nich účet zřídit nelze. Ostatní údaje vkládá dílna podle svých potřeb. Poskytnutí údajů v poptávce je dobrovolné, bez kontaktu vám ale nemůžeme odpovědět.

Systém i databáze běží na serverech v Německu a ve Finsku (EU) — na dedikovaných serverech společnosti Hetzner Online GmbH, které spravujeme sami. Šifrované kopie záloh ukládáme navíc na vlastním úložišti v České republice. Údaje neprodáváme. Předáváme je jen těmto zpracovatelům, a to jen v rozsahu nutném pro danou funkci:

• Hetzner Online GmbH (Německo, servery v Německu a ve Finsku) — servery, úložiště souborů, náš vlastní poštovní server, přes který odchází e-maily ze systému, vlastní nástroj na hlášení chyb a upozornění a zálohy.
• Cloudflare, Inc. (USA) — síťová infrastruktura: DNS, zabezpečené připojení, mezipaměť a ochrana před útoky. Prochází přes ni provoz mezi vaším zařízením a systémem včetně IP adresy.
• Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO) (Nový Zéland) — doručení e-mailů ze systému: nabídky, doklady, upomínky, pozvánky.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase Cloud Messaging — doručení oznámení do mobilní aplikace pro Android a iPhone (na iPhonu je Firebase doručuje přes službu Apple Push Notification service). Předává se jen identifikátor zařízení a text oznámení; pokud oznámení nepovolíte, nepředává se nic.
• Apple Distribution International Ltd. (Irsko) — Apple Push Notification service: doručení oznámení na iPhone (přes Firebase). Jen u aplikace pro iPhone s povolenými oznámeními.
• OpenRouter, Inc. (USA) — průchod požadavků na model umělé inteligence: fotografie nebo PDF účtenky při čtení dokladu, text a fotky pro pomocníka Návrhu. Nastavení bez logování obsahu a bez učení na datech. Jen při zapnutém čtení účtenek nebo pomocníku.
• Google Cloud EMEA Ltd. — Vertex AI (EU, region Evropa) — provoz modelu umělé inteligence nad daty z čtení účtenek a pomocníka Návrhu; bez učení na datech. Jen při zapnutém čtení účtenek nebo pomocníku.
• Zvonia (služba provozovatele, zvonia.cz; ústředna v Německu) — jen propojí-li dílna svůj telefon: od Zvonie dostáváme jméno a telefon volajícího a text poptávky, předáváme jí oslovení zákazníka a stav jeho zakázek. Hovor samotný zpracovává Zvonia podle vlastní zpracovatelské smlouvy (model v USA).

Mimo EU/EHP se údaje předávají takto: Cloudflare, Google a Apple do USA na základě rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (EU-US Data Privacy Framework), u Cloudflare doplněného standardními smluvními doložkami Evropské komise; OpenRouter do USA na základě standardních smluvních doložek Evropské komise; SMTP2GO na Nový Zéland na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů. Model umělé inteligence sám běží v EU.

Platby předplatného: předplatné systému platí dílna kartou přes Stripe Payments Europe, Limited (Irsko). Stripe je u platebních údajů samostatným správcem, nikoli naším zpracovatelem; údaje o platbě může předávat do USA společnosti Stripe, Inc. na základě standardních smluvních doložek. Od Stripe dostáváme jen výsledek platby a údaje potřebné k dokladu. Faktury za předplatné vystavujeme a evidujeme ve vlastním fakturačním systému (portál ajtak.it) na téže infrastruktuře.

Banka dílny, od které systém na pokyn dílny stahuje pohyby na účtu, není naším zpracovatelem — je poskytovatelem dílny podle její vlastní smlouvy.

Přístup k datům má z naší strany výhradně provozovatel, a to jen v rozsahu nutném pro podporu a údržbu.

• Údaje v systému dílny — po dobu trvání smlouvy s dílnou a poté podle jejích pokynů.
• Docházka a podklady pro mzdy — po dobu stanovenou právními předpisy dílně jako zaměstnavateli.
• Poloha při píchnutí — spolu se záznamem docházky, tedy po dobu stanovenou dílně jako zaměstnavateli.
• Doklady k výdajům — s výdajem, podle účetních předpisů dílny.
• Záznamy o hovorech ze Zvonie — s poptávkou nebo zakázkou, ke které patří.
• Heslo k poště a přístupy k bance — do odpojení schránky nebo účtu v Nastavení.
• Fakturační a platební údaje o předplatném — po dobu stanovenou daňovými předpisy.
• Poptávky z webu — nejdéle 2 roky od poslední komunikace.
• Provozní záznamy serveru — nejdéle 6 měsíců.
• Hlášení chyb — 30 dní.

Veškerá komunikace je šifrovaná (HTTPS). Přístup je řízen oprávněními — pracovník vidí jen své zakázky a svou docházku. Databáze je chráněna pravidly na úrovni řádků, provozujeme pravidelné zálohy a systém průběžně aktualizujeme. Uložené přihlašovací údaje k bankám a poštovním schránkám šifrujeme (AES-256-GCM) klíčem, který leží jen v prostředí serveru, ne v databázi ani v záloze. Z hlášení chyb automaticky mažeme e-maily, telefony, čísla účtů a tokeny. Modely umělé inteligence voláme s nastavením bez učení na vašich datech a se zpracováním v EU.

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu či výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost, právo vznést námitku a odvolat souhlas. Jste-li zaměstnancem dílny, obraťte se prosím nejprve na svého zaměstnavatele — ten je správcem vašich údajů; my mu poskytneme součinnost.

Uplatnit práva u nás můžete na info@truhlarpro.cz. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).

O smazání účtu a souvisejících údajů požádejte na info@truhlarpro.cz. Žádost vyřídíme nejpozději do 30 dnů. Přihlašovací účet zrušíme vždy — je to přístup do systému, ne obsah dílny. U zaměstnaneckých účtů postoupíme žádost o výmaz ostatních záznamů zaměstnavateli, který o jejím rozsahu rozhoduje jako správce (část údajů může být povinen uchovat podle zákona). Ze záloh záznamy mizí postupně, nejpozději do 90 dnů.

Celý postup — co systém drží, co smažete sami v telefonu a co uvést do žádosti — popisuje stránka Smazání účtu a dat.

Zásady můžeme upravit, pokud se změní fungování systému nebo právní úprava. Aktuální znění je vždy na této adrese; datum účinnosti najdete v záhlaví.