Zpracovatelská smlouva

Správce: truhlářská dílna registrovaná v systému, identifikovaná údaji, které vyplnila v Nastavení.

Zpracovatel: Julius Joska, IČO 24409979, Rosovice 98, 262 11, zapsaný v živnostenském rejstříku. Kontaktní adresa pro ochranu údajů: info@truhlarpro.cz. Zpracovatel nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů.

Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem provozu dílenského systému pro správce — tedy aby systém fungoval, ukládal data, tiskl doklady a výkazy a odesílal e-maily, které si správce vyžádá. Součástí provozu jsou i pomocné funkce s umělou inteligencí (čtení údajů z účtenky, pomocník v modulu Návrh) a propojení se službami, která si správce v Nastavení zapne (pošta, banka, AI recepční Zvonia) — platí pro ně subzpracovatelé podle článku 7 a správce je může kdykoli vypnout.

Zpracování zahrnuje ukládání, uchovávání, nahlížení, úpravu, strukturování, zálohování a výmaz. Zpracovatel údaje nepoužívá pro vlastní účely, neprodává je ani nepředává třetím osobám nad rámec subzpracovatelů uvedených v článku 7 a povinností uložených zákonem.

Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy o užívání systému.

• Zaměstnanci a spolupracovníci dílny — ti, které dílna eviduje v docházce, mzdových podkladech a personalistice.
• Zákazníci dílny — fyzické osoby i kontaktní osoby firem, pro které dílna pracuje.
• Uživatelé systému — lidé, kterým dílna zřídila přístup.
• Obchodní partneři a volající — dodavatelé na účtenkách, plátci na výpisech a avízech, odesílatelé a adresáti pošty člena dílny a lidé, kteří volají na linku dílny obsluhovanou AI recepční Zvonia.

• Identifikační a kontaktní údaje — jméno, e-mail, telefon, adresa, IČO a DIČ u podnikajících osob.
• Údaje o práci a docházce — časy příchodu a odchodu, odpracované hodiny na zakázkách, absence a dovolená. Evidence pracovní doby je zákonnou povinností dílny podle § 96 zákoníku práce.
• Mzdové podklady — hodinová sazba a počet hodin jako podklad pro účetní. Systém sám mzdy nepočítá ani nevyplácí.
• Personální dokumenty — záznamy o dokumentech člověka (druh, datum podpisu, platnost: smlouva, školení, lékařská prohlídka), nikoli jejich skeny. O rozsahu rozhoduje výhradně dílna.
• Poloha při píchnutí — zeměpisná poloha telefonu nebo prohlížeče s udanou přesností, pořízená jednorázově v okamžiku příchodu, odchodu nebo přepnutí zakázky z mobilní aplikace nebo z osobního výkazu na webu. Nikdy průběžně. Sbírá se jen u dílny, která si v Nastavení zadala polohu dílny; slouží jí k ověření místa výkonu práce. Bez povolení polohy se píchnutí uloží bez ní.
• Zápis do deníku a hodnocení dne — text „jak to šlo“ po odchodu ze zakázky, případné hodnocení 1–5 (vidí jen správce) a fotografie k zápisu. Zapíná dílna v Nastavení.
• Údaje na dokladech — nabídky, faktury, zakázky a jejich obsah.
• Platby z banky — propojí-li správce svůj bankovní účet nebo schránku s bankovními avízy, pohyby na jeho účtu (datum, částka, symboly, protistrana a zpráva pro příjemce) pro spárování plateb s fakturami.
• Přístupy k bance a schránce s avízy — token nebo heslo, které správce zadá pro stahování pohybů na účtu nebo avíz; ukládá se jen šifrované (AES-256-GCM), klíč je mimo databázi.
• Doklady k výdajům — fotografie nebo PDF účtenek a faktur dílny, které mohou obsahovat jméno obchodníka nebo pracovníka; při zapnutém čtení účtenek je přečte model umělé inteligence a člověk údaje před uložením zkontroluje.
• Pošta — u dílen se schránkami u zpracovatele obsah e-mailů člena dílny, který si schránku připojil, a jeho šifrované heslo aplikace (AES-256-GCM, klíč mimo databázi). Schránka patří člověku; správce se přes systém do pošty jiného člena nedostane.
• Hovory ze Zvonie — propojí-li správce AI recepční, jméno a telefon volajícího a text poptávky, kterou recepční zapsala; opačným směrem oslovení zákazníka a stav jeho zakázek.
• Návrhy — uložené 3D návrhy nábytku a fotografie místností, které správce vloží do pomocníka Návrhu.
• Podpis převzetí díla — obrázek podpisu z dotykové obrazovky, jméno podepisujícího, čas a IP adresa. Ukládá se do neveřejného úložiště a slouží jako doklad o předání. Nejde o biometrický údaj podle článku 9 GDPR: zaznamenává se pouze výsledný obraz podpisu, nikoli dynamika tahu, tlak či rychlost, takže z něj nelze jednoznačně identifikovat osobu.
• Provozní údaje — IP adresa a čas u přihlášení a u podpisu, obsah firemního chatu, identifikátor zařízení pro upozornění v mobilní aplikaci.

Systém není určen ke zpracování zvláštních kategorií údajů podle článku 9 GDPR (zdravotní stav, biometrika, členství v odborech). Vloží-li je tam dílna přesto — například nahráním lékařské zprávy do personálních dokumentů — činí tak na vlastní odpovědnost a musí pro to mít vlastní právní titul.

Zpracovatel se zavazuje:

• zpracovávat údaje pouze podle pokynů správce; pokynem se rozumí i běžné užívání systému. Má-li zpracovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy, správce na to upozorní;
• zavázat mlčenlivostí všechny osoby, které mají k údajům přístup, a to i po skončení spolupráce;
• zavést a udržovat bezpečnostní opatření podle článku 6;
• být správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností podle článků 32 až 36 GDPR;
• poskytnout správci informace potřebné k doložení souladu a umožnit audit podle článku 9.

S ohledem na stav techniky a povahu zpracování zavedl zpracovatel zejména tato opatření podle článku 32 GDPR:

• šifrovaný přenos dat (HTTPS) na všech rozhraních včetně mobilní aplikace;
• oddělení dat jednotlivých dílen na úrovni databáze — dílna vidí výhradně vlastní data, a to i kdyby se pokusila o opak;
• přístup podle rolí — pracovník vidí jen svůj výkaz a své zakázky, nikoli mzdy a finance;
• hesla uložená jen ve formě otisku, omezení počtu pokusů o přihlášení;
• neveřejné úložiště pro podpisy a přílohy chatu, přístup jen přes ověřený požadavek;
• pravidelné zálohování databáze včetně kopie na odděleném úložišti a ověřování obnovitelnosti záloh;
• šifrování uložených přihlašovacích údajů k bankám a poštovním schránkám (AES-256-GCM, klíč jen v prostředí serveru, nikdy v databázi ani v záloze);
• hlášení chyb do vlastního nástroje na vlastním serveru s automatickým odstraněním e-mailů, telefonů, čísel účtů a tokenů z hlášení a s uchováním 30 dnů;
• u modelů umělé inteligence nastavení bez učení na datech správce a zpracování v EU; výstup modelu je návrh, který člověk před uložením potvrzuje;
• sledování chyb a dostupnosti systému s upozorněním provozovateli.

Správce uděluje zpracovateli obecné povolení zapojit subzpracovatele. Ke dni účinnosti této smlouvy jsou to:

Subzpracovatelé označení „jen při…“ údaje dostanou teprve tehdy, když správce danou funkci zapne nebo propojení zřídí (Nastavení → Výdaje, Návrh, Telefon). Dokud to neudělá, systém jim nic neposílá; vypnutím funkce předávání končí.

Banka správce, od které systém na jeho pokyn stahuje pohyby na účtu, není subzpracovatelem — je poskytovatelem správce podle jeho vlastní smlouvy.

Totéž platí pro předání, která si správce nebo jeho lidé zapnou sami: odběr kalendáře do telefonu (termíny, adresa a telefon zákazníka přejdou ke kalendářové službě uživatele, např. Google nebo Apple), import z Fakturoidu a exporty pro účetní (ISDOC, XLSX, PDF). Jde o předání na pokyn správce jeho vlastním poskytovatelům; nemoc ani jiné citlivé údaje se do kalendáře nepřenášejí, místo nich se ukáže jen „nepřítomen“.

Platby předplatného nejsou předmětem této smlouvy. Údaje o tom, jak správce platí za systém (předplatné, karta, faktury), zpracovává zpracovatel jako samostatný správce podle zásad ochrany osobních údajů. Stripe Payments Europe, Limited, přes kterou správce platí kartou, proto není subzpracovatelem — nedostává žádné údaje, které do systému vkládá správce.

Změnu nebo přidání subzpracovatele zpracovatel oznámí nejméně 30 dnů předem e-mailem a aktualizací tohoto seznamu. Správce může proti změně v téže lhůtě vznést odůvodněnou námitku; nedojde-li k dohodě, může smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny.

Zpracovatel ukládá subzpracovatelům stejné povinnosti, jaké má sám, a odpovídá za ně jako za vlastní plnění.

Zjistí-li zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí je správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl. Ohlášení obsahuje popis toho, co se stalo, jakých údajů a kolika osob se to týká, pravděpodobné důsledky a přijatá opatření.

Ohlašovací povinnost vůči dozorovému úřadu a subjektům údajů nese správce; zpracovatel mu k tomu poskytne veškerou součinnost.

Zpracovatel poskytne správci na písemnou žádost informace potřebné k doložení plnění povinností podle článku 28 GDPR. Správce je oprávněn provést audit či inspekci, a to nejvýše jednou ročně, po oznámení nejméně 30 dnů předem, v pracovní době a tak, aby nenarušil provoz. Náklady nese správce; zjistí-li audit podstatné pochybení zpracovatele, nese je zpracovatel.

Obrátí-li se na zpracovatele subjekt údajů se žádostí o přístup, opravu, výmaz nebo přenositelnost, zpracovatel žádost nevyřizuje sám — bez zbytečného odkladu ji postoupí správci, kterému údaje patří, protože o rozsahu výmazu rozhoduje správce (část údajů může být povinen uchovat podle zákona).

Zpracovatel poskytne správci technickou součinnost — systém umožňuje údaje najít, opravit, exportovat i smazat.

Po skončení smlouvy o užívání systému zpracovatel na pokyn správce údaje vrátí ve strojově čitelném formátu, nebo vymaže, včetně kopií — nebrání-li tomu právní povinnost je uchovat. Nepožádá-li správce o export do 30 dnů od skončení smlouvy, je zpracovatel oprávněn údaje i zálohy vymazat.

Zálohy se přepisují v pravidelném cyklu; údaje z nich tedy mizí postupně, nejpozději do 90 dnů.

Data jsou uložena a zpracovávána na serverech v Německu a ve Finsku (EU); šifrované kopie záloh i na vlastním úložišti zpracovatele v České republice. K předání mimo Evropský hospodářský prostor může dojít pouze u subzpracovatelů uvedených v článku 7: u Cloudflare, Google a Apple do USA na základě rámce EU-US Data Privacy Framework (u Cloudflare doplněného standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí); u OpenRouter do USA na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR) — model umělé inteligence sám běží v EU; u SMTP2GO na Nový Zéland na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů; u Zvonie podle její zpracovatelské smlouvy (model v USA, EU-US Data Privacy Framework).

Tato smlouva je nedílnou součástí obchodních podmínek a uzavírá se na dobu jejich trvání. Změny se oznamují stejným způsobem jako změny obchodních podmínek. V otázkách zde neupravených se použije GDPR a zákon č. 110/2019 Sb.

Potřebujete-li smlouvu podepsanou samostatným dokumentem — třeba kvůli vlastní dokumentaci nebo auditu — napište na info@truhlarpro.cz a pošleme vám ji k podpisu.